תקציר:
דיציפלינות רבות עוסקות בניהול לאורך מימד הזמן ונחלקות למספר תפיסות: ניהול זמן מנהלים, ניהול זמן אירגון, ניהול זמן עובדים, ניהול עמיתים, וניהול זמן צוות.מאמר זה יעסוק בהרחבה בתפיסה הבסיסית בנושא ניהול עצמי של יחיד המנהל את משימותיו, בארגון או מחוצה לו, תוך התיחסות לדחיפויות, אילוצים, צווארי בקבוק, שינויים מהירים, תקלות בלתי מתוכננות, ``תיקים``, משימות קצרות מועד, פרוייטים ארוכי טווח, גזלני זמן ,ניהול משימות במקביל, ומונחים נוספים מתורות ניהול שונות. תפיסת הזמן כמשאב היא חלק מהותי מהיכולת לבצע משימות בצורה יעילה כך שתתאפשר הקצאת זמן למשימות דחופות פחות אך בעלי תשואה גבוהה יותר ליחיד ולארגון. בתפיסה זאת הדגש הוא על דרוג משימות לפי רמת הדחיפות שלהם, רמת החשיבות, ורמת האי ודאות העלולה להווצר כתוצאה מדחיית המשימה, והנזק כתוצאה ממימוש תקלה שתגרם מאי סיום משימה במועד. השקעת זמן במשימה היא שאלה של תשואה להשקעה ושל השונות סביב ההשקעה – כשם שהשקעה במניה תלויה בהערכת התשואה והזימון הנכון.
גוף המאמר:
ניהול נכון של משימות במרחב הזמן הינה צורת חשיבה המאפשרת למנהלים ואנשים בארגונים לנצל בצורה יעילה את משאב הזמן לביצוע משימות בארגון ומחוצה לו. דיציפלינות רבות עוסקות בניהול לאורך מימד הזמן ונחלקות למספר תפיסות: ניהול זמן מנהלים, ניהול זמן אירגון, ניהול זמן עובדים, ניהול עמיתים, וניהול זמן צוות.מאמר זה יעסוק בהרחבה בתפיסה הבסיסית בנושא ניהול עצמי של יחיד המנהל את משימותיו, בארגון או מחוצה לו, תוך התיחסות לדחיפויות, אילוצים, צווארי בקבוק, שינויים מהירים, תקלות בלתי מתוכננות, ``תיקים``, משימות קצרות מועד, פרוייטים ארוכי טווח, גזלני זמן ,ניהול משימות במקביל, ומונחים נוספים מתורות ניהול שונות. תפיסת הזמן כמשאב היא חלק מהותי מהיכולת לבצע משימות בצורה יעילה כך שתתאפשר הקצאת זמן למשימות דחופות פחות אך בעלי תשואה גבוהה יותר ליחיד ולארגון. בתפיסה זאת הדגש הוא על דרוג משימות לפי רמת הדחיפות שלהם, רמת החשיבות, ורמת האי ודאות העלולה להווצר כתוצאה מדחיית המשימה, והנזק כתוצאה ממימוש תקלה שתגרם מאי סיום משימה במועד. השקעת זמן במשימה היא שאלה של תשואה להשקעה ושל השונות סביב ההשקעה – כשם שהשקעה במניה תלויה בהערכת התשואה והזימון הנכון.
הבלתי מתוכנן אחד הבעיות המרכזיות בניהול משימה הוא שלא ניתן לבנות את כל התהליכים מראש. שיגור מעבורת חלל אל מחוץ האטמוספרה היא משימה מורכבת אשר לוקחת בחשבון תתי משימות מובנות וזמנים קצובים לכל תת משימה. הבעיה בארגונים היא שמרבית המשימות המורכבות אינן זוכות למשאבי תכנון ותקציבים אשר משמשים את סוכנות החלל האמריקאית. כאשר מנהל מקציב לתיכנון פחות משאבים מכפי שדרוש, נוצר הבסיס לתופעת ה``בלתי מתוכנן``. לפיכך נדרש המנהל לקחת את הבלתי מתוכנן ולהקצות לו זמן מראש. מנהלי זמן בינונים אינם עושים זאת באופן קבוע ונכנסים למצב של חוסר זמן כרוני.
איחורים כרוניים תופעת האיחורים היא דוגמה לתוצאה של תכנון אינטואיטיבי למשימה מורכבת. להגיע מפגישה לפגישה דורש מעבר בסידרה של צמתים בדרך. כל אחד מזמני המעברים הוא בעל שונות מסויימת וחישוב כל השונויות נותן את השונות הכללית של המשימה. על מנת להגיע בזמן ב90 אחוזים מן הפגישות, נדרש מקדם ביטחון של כ 25 אחוזים למשך הנסיעה. סוכן שמבלה כשעתיים ביום בדרכים, יפסיד כחצי שעה ביום על מקדם ביטחון. הסוכן עושה אופטומיזיציה של ההחלטה ומקיים את התחיבויותיו באיכות לא מושלמת. איחור של 10 דקות נחשב סביר במקומות רבים ומאפשר למשימה להתנהל בצורה יעילה. על מנת להגיע בזמן ב 100 אחוזים מן הפגישות, נדרש מקדם ביטחון של כשעה ביום. בשל כך רוב המנהלים לא יכולים להרשות לעצמם להגיע בזמן לכל פגישה.
ניהול משימות דרכים בסיסיות לניהול נכון של זמן מאפשר למנהל להחליט באיזה משימה להתרכז וכמה זמן להקדיש לה בכל שלב ושלב בביצועה. טיפ חשוב בתכנון יום הוא השארת מרווחים לניהול הבלתי מתוכנן. נדירה מאוד היכולת לתכנן כל אספקט במשימה. שיטה נוספת לתכנון והתייעלות הוא ניהול משימות במקביל. תוך המתנה למרכיבים במשימה להתבצע בפיקוח חלקי. מנהל יכול להשלים זמן ולאפשר השקעה נוספת במשימות חשובות במקביל. מנהל שיודע שבמשימה מסויימת יהיו לו מרווחים בעבודה ( למשל המתנה בתור לפקיד בבנק) יכול ליצר לעצמו אפשרות לקיים פעילות במקביל וינהג בתבונה אם יביא עימו את העבודה. יש מנהלים שמסוגלים לתפקד היטב ולנהל מספר משימות באופן סימולטני. לכתוב דואר אלקטרוני על נושא אחד ולשוחח בטלפון על נושא אחר. הצעתי למנהלים להמנע מנסיון זה אלא אם הם משוכנעים שיש להם יכולת זאת. נסיוני האישי במשימות סימולטניות כאוב מאוד. מנהל טוב גם ימנע מנטילת משימות שאינו חייב לקיים במסגרת הליבה של עיסוקו. משימות מסוג זה עלולות להחליש את יכולתו להתמודד עם משימות הליבה שלו. אדם הנוטה לקחת על עצמו עבודה של אחרים עשוי להיות פופולרי מאוד בקרב עמיתיו אך עלול להזניח את תפקידו או ללקות בתופעות הקשורת בהתבדרות המשימות. שיטה להמנע ממשימות מיותרות היא האצלת סמכויות והעזרות בכפיפים או עמיתים, ניהול אסרטיבי של משימות אשר מונעה חדירה של משימות עודפות למעגל הפנימי, ופיתוח ניסיון ניהולי שמאפשר לזהות משימה מיותרת ולתת לה עדיפות נמוכה בתקוה שתחלוף מעצמה. אסרטיביות במהלך היום מאפשר למנהל להתמודד גם עם גזלני זמן וגם עם משימות עודפות.
התבדרות המשימות היא תופעה אשר קשורה באובדן היכולת לעמוד במספר משימות בעת ובעונה אחת. מנהלים אשר אינם מאורגנים או סובלים מעודף חברותייות עלולים למצא עצמם במקום זה. תופעת המנהל המתרוצץ ממשימה למשימה כמו `` תרנגולת שכרתו לה את הראש``, תופעת הקפדן שהזניח משימה חשובה בשל הצורך הכפייתי להגיע לשלמות במשימה זניחה, תופעת האדם החברותי המסתמך על מערכות יחסים ומרבה ליטול משימות של אחרים ולעסוק בעניינים לא קשורים. טיפוס נוסף אותו ניתן לתאר הוא היזם המתבדר. היזם חי בתוך בתוך מעגל מתמשך של משימות לא מושלמות הוא אינו מסוגל להשלים אותם ועובר באנרגיה גבוהה מרעיון לרעיון וממשימה למשימה על פי מערכת לא מובנת של שיקולים. אדם מסוג זה ימצא עצמו במלכודת זמן אם לא ישכיל להצמיד לעצמו עוזרים מוכשרים.
בריאות ומשפחה תכנון לקוי של משימות יוצר מתח מיותר בסביבת העבודה והמשפחה ועומס יתר. אנו עדים לכך שכאשר המשימה דורשת יותר משאבים מכפי שמנהל יכול לתת נוצרת בעיה עם המשימה והארגון או עם משימות אחרות והבריאות. תופעת המנהל אשר מזניח את משפחתו לטובת עבודתו. אדם המזניח את בריאותו או לוקה במשברים בשל עומס יתר ומתח מיותר. מנהל המשתלח בעובדים או בלקוחות בשל מתח במשימה או איש שירות או מכירות המאבד את היכולת לתמרן בין דרישות לקוחות בשל תכנון זמן לקוי. תופעות אילו נפוצות והרסניות. מנהלים עלולים לאבד את מקום עבודתו, ללקות בגופו, והקריב את ומשפחה בשל מתח מיותר בעבודה. לפעמים ניתן למנוע מתח זה על ידי התאמת התפקיד למנהל, שימוש בתרופות, ישום והבנייה של נוהלי ניהול משימה, וישום מערך ניהול זמן ארגוני.
ניהול זמו נכון ניתוח נכון של ניהול משימות בזמן לוקח בחשבון מערכת דינמית של החלטות.
הבחירה בין הדחוף והחשוב, החלטה לגבי פוטנציאל הנזק מדחיית משימה, שימוש במודלים של צווארי בקבוק, וניתוח אינטואיטיבי של פונקצית אי ודאות של משימה. חלק גדול מהמנהלים, ובמונח ``מנהל`` אנו כוללים כל מי שמנהל את חייו או בעל תפקיד המשפחה או ארגון ואפילו עוסק זעיר, מקבלים החלטות בצורה אינטואיטיבית כך שבסופו של יום יש לו השפעה על סדר הפעולות והקצאת הזמן המוקדשת למשימה.
ניהול זמן אינטואיטיבי היא מערכת שיקולים לא מתודית אך גם לא אקראית שבסופה מקדיש המנהל יותר זמן לכיבוי שריפות ולהתמודדות עם תוצאות לא רצויות של הקצאת זמן לא נכונה. מנהל המשתמש בשיטת ניהול זמן אינטואיטיבית יגיע להשגים בנוניים לאורך הזמן, אלא אם יוכל לגייס עבורו עוזרים שיסייעו לו להתגבר על חולשה זו. דוגמה לצוותים טבעיים הם: מנהל ומזכירה, זוג נשוי, מנכ``לים משותפים, וכיו``ב. לזוגות כאלה ניתן להתיחס במונחים של ``ניהול זמן עמיתים.``
בניהול זמן עמיתים, חבר אחד בצוות מנהל את המשימות של חבר אחר, כך שמנהל מוכשר יוכל להגיע להשיגים גבוהים בעזרת מנהל אחר. ניהול זמן עמיתים היא הפעולה האופיינית למנהלים המתמקדים בתפקיד מוגבל – למשל שחקן קולנוע, או אומן, אשר נותן לעוזריו חירות לנהל את ענייניו ואת סדר יומו.
הזמן לפי ליפו תופעה נוספת הקשורה לניהול זמן היא ניהול משימות אקראי, וניהול משימות על פי ליפו ( Last In Fist Out). טיפוסים בעלי אישיות לא מאורגנת או לא מיומנת, יבצאו סדרה של משימות לא קשורות אשר תתבצענה ללא כל מתודה. טיפוסים לא מאורגנים נעים ממשימה למשימה תוך אי השלמת מטלות והזנחה של החשוב והדחוף כאחת. טיפוסים אילו מתקשים בכל אספקט של ניהול עצמי ומהווים כשל בצוות ובמקום עבודה. אנשים מסוג זה יעדיפו מערך משימות מובנה אשר אינו מכיל מצבים משתנים. על ידי הבניה של המשימות וסדר פעולות, ניתן לנתב את האנרגיה של טיפוס זה לטובת תפעול סביר בארגון או בסביבה ביתית.
דוגמה ביתית לשחקן מסוג ``ליפו``, אדם יכין ארוחת ערב, תוך כדי המתנה לתבשיל יסדר את ביתו. ובעת הסידור יבחין בחפץ מקולקל ויתחיל לתקן אותו. המשימה האחרונה שהגיעה לשולחנו תקבל עדיפות על פני משימת הליבה (ארוחת ערב) , אם משימת התיקון תתעקב, עלול המנהל לאבד את השליטה במשימת הליבה ולהקדיח את ארוחת הערב. ניהול נכון של סיטואציה זאת היא לעשות שימוש בתיעדוף והאצלת סמכויות תוך ניהול משימת הליבה בתשומת לב ראויה. יש אנשים המסוגלים לנהל משפר משימות במקביל (נשים לרוב) והם מהווים נכס בכל ארגון.
ניהול משימות על פי ה``פיפו`` היא שיטה פרימיטיבית למדי אשר מיושמת לרוב על ידי טיפוסים בעלי תכונות של קפדנות יתר. הקפדן מנהל משימות על פי סדר התהוותם ואינו מצליח להבחין בין הדחוף והחשוב. קפדנותו מאפשרת לא לבצע משימות בצורה מדוייקת אך ללא אפשרות להתגמש בסדר הפעולות. אישיות מסוג זה מתאימה לניהול של מחסן קטן, או פקידות בסיסית, בקרת איכות ברמה בסיסית, או תפקיד אשר אינו מצריך ניהול של משימות ארוכות טווח או תפקוד במצבים משתנים. אנשים מסוג זה מהווים נכס במצבים רבים אך נטל במצבים אחרים. הקפדנים, אשר להם תכונות של אובססיביות וכפייתיות במקרים רבים, עלולים לאבד את השלוה הפנימית שלהם במשימות מורכבות כיוון שאין להם היכולת לנהל את סדר העדיפויות הפנימי במשימה. מאידך, לרוב נעדיף את הקפדן במשימת מכונאות, רוקחות וכיו``ב. גם האישיות הקפדנית לכאורה עלולה להתבדר במשימות אם סדר היום לא מתנהל בצורה מובנת. לפעמים קפדנות יתר היא תכונה שמתפתחת כמנגנון הגנה ומחפה על אישיות לא מאורגנת.
יתרונותיו של הטיפוס המפוזר והאנרגטי באות לידי ביטוי ביצירתיות ,יכולת תמרון, והסתגלות. אנו מוצאים שטיפוסים מסוגים דומים עשויים לתפוס תפקידים דומים בארגונים. הטיפוס הקפדן, יחלוש על תהליכים מובנים – כספים ומלאי לדוגמה. טיפוסים בעלי יכולת הסתגלות מוגבלת אך בעלי תכונות של יעילות, דייקנות, נחישות, והחלטיות עשויים למצוא את עצמם גם בתפקידי שיטור ולחימה. מאידך, הטיפוס האנרגטי והמפוזר, יעסוק במכירה של מוצרים שאינם דורשים תהליך מורכב ( מכירת מוצרים מדלת לדלת) מכירות מוצרים לא מורכבים או שירות בסיסי היא דוגמה קלאסית למשימה מובנית וקצרת תכנון. יתרונותיו של הטיפוס הלא מאורגן באים לידי ביטוי מבלי שחולשתו תפריע לתהליך המכירה. טיפוסים אנרגטיים ויצירתיים מצליחים לפעמים להגיע גבוה מאוד בדרג הניהולי ואף לנהל ארגונים. גדולתם ביכולתם לחבור לעמיתים המסייעים להם בארגון משימותים.
ארגון ושיטות הבעיה מתחילה לרוב כאשר טיפוסים בעלי תכונות דומיננטיות אך מיומנויות ניהול משימות מוגבל מגיעים לתפקידי ניהול. איש המכירות המוכשר יהפוך למנהל מכירות, מנהל החשבונות המוכשר יהפוך למנהל הכספים. מנהל התפעול יהיה מנכ``ל, וכן הלאה. ארגון המורכב יותר מהאירגון הגרעיני של מנהל ומזכירה וסובל מתופעת ביזבוז זמן ותכנון משימות לקוי הרבה יותר ממנהל בודד. יתרה מזאת, מנהלים העוברים הכשרה בניהול משימות במרחב הזמן ימצאו שהם מתקשים לישם את התורה הלכה למעשה בשל נוהלים לקויים בארגון שלהם. אירגון המנהל את זמנו בצורה לא יעילה בהכרח, מפריע למנהלים להגיע לתפקוד מלא. ישיבות שאינם מתחילות בזמן, מנהלים הלוקים בדברת ומזכירות המנהלות מערכות יחסים טלפונים עם כל פניה שהם מקבלות היא תופעה מקובלת בארגונים לא מסודרים. אירגון המישם מערכת ``ארגון ושיטות `` ומכיר בחשיבות ניהול המשימות יעסיק ``נאמן זמן.`` נאמן הזמן יבחן תהליכים והתנהגויות, ויתאים משימות לסוגי טיפוסים תוך הבנייה של המשימה לצרכי האישיות המנהלת אותה. צורת ניהול זמן אירגוני היא למעשה תורת ניהול בסיסית אשר לא ניתן לנהל ארגון מבלי לישם אותה, זוהי תמצית הניהול בכל מערכת.
אחד העזרים הגדולים בניהול משימות בזמן הוא מערכים ממוחשבים. חולשה אינהרנטית במערכים ממוחשבים היא זו שגם יוצרת משימות נוספות ויוצרת גזלני זמן מובנים. תורת ניהול מערך ממוחשב מסייעת לבנית מערכת אשר מנצלת את החוזקות של המחשב והאדם ללא העמסת תהליכים ומשימות על העובד.
גם בארגונים המיישמים מערך ממוחשב, נדרשת התעמקות ניהולית בתהליכים והתאמת בעלי תפקידים למשימות להם נועדו.
הדרכת מיומנויות מרכז ההדרכה של פריזמה מתמודד בצורות שונות עם נושא ההתייעלות במרחב הזמן הן של מנהלים והן של ארגונים. אחד המומחים בהעברת שינויים ומיומנויות ניהול הוא דני בלונדהיים, מנכ``ל תנופה – אשר נעביר במסגרת הסדנאות של פריזמה נושאים כגון `` ניהול זמן מנהלים``, ניהול זמן עמיתים ( למזכירות בכירות), וכן ניהול זמן למנהלי כספים, למקצועני מכירות, ולאנשי תפעול. התפיסה כי כל גורם אירגוני נדרש למיומנות שונה ממנהל אחר היא תפיסה מקובלת במדינות המערב.
סיכום מעמד המנהלים מורכב מ``טיפוסים`` שונים אשר ``סובלים`` ממוגבלויות הבאות לידי ביטוי בניהול משימות במרחב הזמן. הפתרון לאוכלוסיה זאת היא בפיתוח מיומנויות ניהול הסובבות סביב תפקידם כך שהתיעדוף וניהול המשימות שלהם יהיה מובנה יותר, יגזול פחות אנרגיה, ויאפשר להם לתפקד הן בארגון והן מחוצה לו במסגרת נורמלית. התבדרות משימות היא תופעה של מנהל אשר אינו מצליח לבחור את המשימות החשובות על פני הדחופות ויוצר מחסור זמן כרוני. פתרונות אינדיבידואלים לניהול משימות מקטינות את ביזבוז המשאבים האישי ואת המתח המיותר והמזיק הנובע מניהול לקוי של משימות, אך אינו פותר את בעיית ניהל המשימות של הארגון. לצורך כך חייבת להיות התערבות מגבוה (מנכ``ל), וישום שיטות מתקדמות להתייעלות במשאב זה. טיפוסים שונים ימצאו שלחלק מהבעיות האירגון האינדיבידואליות שלהם יש טיפול תרופתי וישכילו לפנות לאבחון אישי.
הכותב הוא מנכ``ל חברת פריזמה הדרכה העוסקת בהדרכת מיומנויות ניהול ותפעול, וישום תהליכים פנימיים בארגונים.
